La influencia de la Inteligencia Artificial en la gestión documental, por Certitec

En vista de que la mayoría de las empresas hoy en día se enfrenta a múltiples desafíos relacionados con las tecnologías emergentes, la Inteligencia Artificial (IA) facilita el cambio hacia un modelo de gestión documental inteligente. En este marco, Certitec emerge como una compañía que se dedica a la implementación y mantenimiento de soluciones informáticas para distintas organizaciones, con el objetivo de que puedan responder a las necesidades del entorno comercial.

A través de la automatización de los procesos manuales, los clientes pueden acelerar el proceso de transición hacia la digitalización completa y liberar el capital humano para enfocar sus esfuerzos en otras acciones estratégicas.

Cuál es el impacto de la inteligencia artificial en la gestión documental

Al implementar algoritmos inteligentes, algunas tareas como la categorización y el etiquetado de documentos se realizan con una velocidad y precisión sin precedentes. De igual manera, la capacidad de la IA para analizar cantidades inmensas de datos en tiempo récord es clave para predecir comportamientos de mercado y tomar decisiones con base en datos concretos, lo que mantiene una ventaja competitiva.

Otra de las herramientas de IA diseñadas para contribuir en el futuro de la gestión documental empresarial es la estructuración de datos, lo que facilita la búsqueda y el acceso a informaciones de forma rápida y eficiente. Por su parte, la seguridad de la información está garantizada por los recursos de IA, gracias al escaneo automático y la detección de comportamientos anómalos que previenen accesos no autorizados.

Para adaptar el diseño de los documentos personalizados a las necesidades específicas de cada situación, la inteligencia artificial elimina la dependencia de plantillas estéticas. Esto asegura una mayor eficiencia y coherencia, motivo por el que los clientes pueden ver reflejado más profesionalismo y atención al detalle por parte de la empresa. 

DF-SERVER, una plataforma de gestión documental inteligente integrable a cualquier ERP

Para promover una gestión documental inteligente, Certitec aporta una solución avanzada llamada DF-SERVER: una plataforma integrable a cualquier ERP o CRM que utilicen los clientes. Esto garantiza el acceso a las mejores prácticas de gestión electrónica de documentación, así como también a la automatización de procesos documentales.

Por otra parte, la plataforma ofrece una trazabilidad documental detallada sobre los archivos, expedientes y procesos work-flow, mediante una auditoría global que se realiza por usuario, fecha y evento. Una de las ventajas de este software es que se encuentra homologado por la Agencia Tributaria desde 2008, por lo que los documentos electrónicos resultantes tras el proceso de digitalización tienen validez fiscal.

Debido a sus múltiples beneficios, la integración de la IA dentro de la gestión documental no solo representa una mejora tecnológica, sino que también influye en la transformación de la cultura empresarial. Por tal razón, Certitec otorga herramientas inteligentes para maximizar el uso de los recursos y optimizar las operaciones de cualquier negocio.