Cómo convivirá la Factura Electrónica con los demás sistemas

La implementación obligatoria de la Factura Electrónica en el ámbito B2B establecida por la Ley Crea y Crece es uno de los temas que lideran el 2024. En consecuencia, hay muchas dudas que giran a su alrededor a nivel de usuario. Una de las cuestiones principales es cómo esta convivirá con los registros contables y los sistemas de intercambio de documentación electrónica, tanto los actuales como los que están por venir. Los profesionales intentarán mitigar estas dudas a continuación:

SII

El Suministro Inmediato de Información (SII) es el sistema promovido por la Agencia Tributaria Española para la transmisión de los registros del IVA de forma electrónica e inmediata. Este se implementa en todo el territorio del Estado, incluidas las Haciendas Forales y Canarias. Están obligadas a adherirse al SII todas aquellas empresas cuya facturación es superior a seis millones de euros anuales, empresas inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA), profesionales que tributan en régimen especial de grupos del IVA y todos aquellos sujetos que voluntariamente decidan acogerse.

Si no hay modificaciones, las empresas obligadas al SII deberán acogerse al nuevo sistema de Factura Electrónica paralelamente. Hablan de dos sistemas y requerimientos distintos. Mientras que el SII está promovido por la Agencia Tributaria y se trata de un reporte fiscal, la Factura Electrónica B2B es un proyecto del Ministerio de Economía que pretende monitorizar los estados y pagos de las transacciones económicas para reducir la tasa de morosidad.

Los sistemas del SII y la Factura Electrónica por el momento no serán excluyentes. Aunque no se descarta que en un futuro se evalúe la fusión de ambos procesos, por el momento, se deberá cumplir con los dos.

VERIFACTU

Los sistemas de emisión de facturas verificables o Verifactu nacen en el contexto de la Ley Antifraude. Algunos de sus principales objetivos son combatir el fraude fiscal e impulsar la digitalización en el reporte tributario. Todas las Facturas Electrónicas, ya sean B2B, B2C o B2G, deberán ser emitidas mediante un software certificado que cumpla con los requisitos que establece la Agencia Tributaria. El Real Decreto 1007/2023 que contempla el Verifactu ya ha sido aprobado y, aunque aún está pendiente de desarrollo, deberá aplicarse antes del 1 de julio de 2025.

Todos los empresarios, pymes y autónomos que utilicen un software de facturación, deberán acogerse al Real Decreto. No obstante, quedarán excluidas de su uso aquellas empresas adheridas al SII, parte del Régimen simplificado y agricultura, así como aquellas exentas de obligación de facturar. Se aplicará a todo el territorio español, Canarias, Ceuta y Melilla, quedando excluidas las Haciendas Forales de País Vasco y Navarra.

Mientras que el sistema Verifactu pretende establecer un control de la existencia de cada factura mediante identificación única, la normativa de la Ley Crea y Crece busca regular el proceso de intercambio de facturas entre las partes implicadas de una transacción comercial. Aunque ambos giran alrededor de la Factura Electrónica, se trata de sistemas y finalidades distintas que deberán complementarse. Es decir, los formatos y los requisitos técnicos son distintos y un sistema no excluye al otro, sino que aquellas empresas obligadas a Verifactu deberán implementar ambos.

TICKETBAI

TicketBai es un proyecto de las tres diputaciones forales y el Gobierno Vasco que persigue potenciar la transformación digital y evitar el fraude fiscal mediante un registro mejorado del sistema de facturación y cobro. A nivel comercial tiene como objetivo evitar la competencia desleal, garantizar al consumidor un ticket de compra y obtener un mayor control sobre los cobros en efectivo.

Solamente afecta a las empresas y autónomos con domicilio social en País Vasco, las cuales deben utilizar un software que genera un fichero único y lo transmite a la Hacienda Foral correspondiente en la emisión de cada ticket o factura. Como afecta a todas las transacciones comerciales, incluidas las de consumidor final, dicho software debe estar implantado en cualquier dispositivo que emita factura, ya sea un TPV, una tablet, etc.

Por lo que a la Ley Crea y Crece se refiere, se trata de una normativa que aplica a nivel estatal. Así que las empresas obligadas al TicketBai deberán implantar de igual manera la Factura Electrónica B2B con los requisitos establecidos por la normativa. Es decir, deberán contar con ambos sistemas y aplicarlos de manera complementaria.

ViDA

El proyecto VAT in Digital Age (ViDA) es la propuesta europea para establecer un control del reporte fiscal entre los estados miembros de la Unión Europea. Se trata de un plan de acción sencillo para reportar las declaraciones del IVA en formato electrónico y en tiempo real mediante la Factura Electrónica.

La e-factura estará, en ese momento, sujeta a unos estándares europeos comunes. Desde el 1 de enero de 2024, cada estado miembro puede establecer libremente de forma obligatoria un sistema de facturación electrónica, cosa que en España ya está sucediendo con la implementación en el escenario B2B de la mano de la Ley Crea y Crece. ViDA no solo regulará la forma en que las facturas deberán emitirse, sino que considera también los plazos para la emisión de las mismas cuando se trate de operaciones intracomunitarias y aquellas en que se aplique la regla de inversión del sujeto pasivo. De momento se trata de un proyecto en desarrollo que tiene previsto ver la luz en 2028.

EDI

Electronic Data Interchange o EDI es un sistema de intercambio electrónico de documentos basado en estándares y normas, nacionales e internacionales, que definen y regulan la forma en que las empresas intercambian diferentes documentos comerciales tales como órdenes de compra, avisos de expedición, facturas, etc.

A pesar de que EDI no es un registro contable, es interesante tenerlo en cuenta en el nuevo escenario de facturación B2B. Esto se debe a que las empresas que ya cuenten con la implementación del EDI ya tendrán una gran base de partida. Aunque deban adaptar sus actuales sistemas para cumplir con los requisitos del reglamento técnico de la Factura Electrónica, empezarán con parte de la arquitectura necesaria. También cabe destacar que uno de los formatos que propone el borrador del reglamento técnico es EDIFACT, uno de los formatos estándar de EDI más usados a nivel europeo.

En términos generales, aquellas empresas obligadas a cumplir con alguno de los sistemas de registros contables mencionados se encontrarán con el escenario de asumir paralelamente los requisitos del nuevo sistema de facturación electrónica. Compañías como eDiversa Group, con amplio bagaje en el intercambio electrónico de documentos y la gestión documental, ofrecen servicios para evitar la sobrecarga que supone establecer todos estos procesos. Mediante la automatización es posible liberar la tensión que conlleva la gestión de estos, evitar errores humanos y reducir costes además de cumplir de forma eficaz y simple con las normativas obligatorias.